talent-de October 1, 2019

Die ultimative Checkliste für Tech Recruiting Events

In einer Zeit, in der ein Großteil des Recruiting-Prozesses online abläuft, könnte man denken, dass Recruiting Events ziemlich altmodisch sind. Weit gefehlt! Denn wenn Sie ein solches Event und seine Vorteile richtig nutzen, haben Sie ein wertvolles Rekrutierungsinstrument an der Hand. Der persönliche Kontakt mit Kandidaten und Kandidatinnen ist immer noch unschlagbar und die effektivste…

In einer Zeit, in der ein Großteil des Recruiting-Prozesses online abläuft, könnte man denken, dass Recruiting Events ziemlich altmodisch sind. Weit gefehlt! Denn wenn Sie ein solches Event und seine Vorteile richtig nutzen, haben Sie ein wertvolles Rekrutierungsinstrument an der Hand. Der persönliche Kontakt mit Kandidaten und Kandidatinnen ist immer noch unschlagbar und die effektivste Methode, Entwickler und Entwicklerinnen für Ihr Unternehmen zu begeistern. Zusätzlich entfallen bei dem zwanglosen Kennenlernen auf Recruiting Events der Druck und die Spannung eines formellen Bewerbungsgesprächs. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, den Kandidaten zu zeigen, wer Sie als Unternehmen sind und warum sie Sie speziell in Betracht ziehen sollten.

Die Planung eines Recruiting Events kann entmutigend erscheinen – hierfür besteht allerdings kein Grund. Wir haben für Sie zusammengestellt, auf was Sie achten müssen, um ein erfolgreiches Event zu organisieren:

Legen Sie Ihre Ziele fest und entscheiden Sie, welche Art von Event am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Es gibt viele verschiedene Arten von Recruiting Events. Der erste Schritt bei der Planung besteht also darin, herauszufinden, welche Art am besten zu Ihrer Marke und Ihren Zielen passt. Zu den Arten von Veranstaltungen gehören:

  • Meetups: Dies sind Veranstaltungen, die Menschen helfen sollen, Gleichgesinnte mit ähnlichen Interessen zu treffen, die auf meetup.com gesucht werden können. Wenn es um den technischen Bereich geht, sind Meetups besonders hilfreich, um eine selbst gewählte Zielgruppe zusammenzubringen, die sich für Ihr Unternehmen und Ihre Arbeit interessieren könnten. Ein Meetup bietet einen entspannten Raum, in dem die Teilnehmer die Dinge diskutieren können, die sie am meisten interessieren und an denen sie als Entwickler beteiligt sind. Die Veranstaltung eines Meetup-Events ist eine gute Möglichkeit, die Gemeinschaft, den Dialog und den Informationsaustausch zu fördern und gleichzeitig relevante Personen zwanglos an die Marke Ihres Unternehmens heranzuführen. Meetup-Events bieten vor allem einen großen Vorteil gegenüber herkömmlichen Veranstaltungen: Ihre Kandidaten suchen selbst aktiv nach Meetup-Gruppen und melden sich für diese an. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die angemeldeten Personen teilnehmen werden. 
  • Open Houses: Diese Art von Event könnte man auch als “Tag der offenen Tür” bezeichnen. Open Houses finden üblicherweise in Ihrem Unternehmen selbst statt und können eine ähnliche Dynamik wie ein Meetup haben, da sie eine entspannte Atmosphäre für einen Austausch bieten. Da sie jedoch in Ihren Geschäftsräumen stattfinden, haben Sie die einzigartige Chance, Ihre Projekte und Produkte sowie Ihre Unternehmenskultur zu präsentieren. Diese Veranstaltungen sind eine großartige Gelegenheit, eine kleine Präsentation über das zu halten, woran Ihr Entwickler-Team gerade arbeitet, insbesondere wenn es sich um ein besonders spannendes Projekt oder Produkt handelt. 
  • Podiumsdiskussionen und Konferenzen: Die Veranstaltung einer Podiumsdiskussion, eines Vortrags oder einer Konferenz bietet Ihnen eine gute Möglichkeit, Ihr Unternehmen als Branchenführer zu repräsentieren. Die sorgfältige Auswahl eines Themas und der Gastredner ermöglicht es Ihnen auch, den Kandidaten die Kernwerte und Interessen Ihres Unternehmens zu vermitteln. So werden Sie eher Kandidaten anziehen, die Ihren Anforderungen entsprechen. 
  • Gruppenaktivitäten und Wettbewerbe: Ein steigender Trend bei Recruiting Events ist es, die Veranstaltung um eine Gruppenaktivität oder einen Wettbewerb zu zentrieren. Eine sehr beliebte Art ist der sogenannte “Hackathon”, bei dem sich Entwicklerinnen und Entwickler zusammenfinden, um entweder etwas zu schaffen oder ein Problem innerhalb einer bestimmten Zeit zu lösen. Die Ausrichtung einer Veranstaltung auf eine Aktivität, insbesondere wenn sie in direktem Zusammenhang mit einer bestimmten Technologie steht, gibt der Veranstaltung einen Schwerpunkt und gibt den Kandidaten mehr Gelegenheit, ihre Fähigkeiten tatsächlich zu zeigen, als nur darüber zu sprechen.

Planen Sie im Voraus

Sobald Sie sich für eine Art von Recruiting Event entschieden haben, sollten Sie mit der Planung eines festgelegten Zeitplans beginnen, damit alles planmäßig läuft und es zu keinen Verzögerungen kommt. Stellen Sie auch sicher, dass Sie genug Zeit zur Vorbereitung einrechnen. 

Je nach Größe und Umfang des Events beginnt die Planung normalerweise etwa 4-6 Monate im Voraus. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie wissen, welche Art von Event Sie ausrichten wollen und wo Sie es durchführen wollen. Wenn Sie zum ersten Mal ein Recruiting Event planen, wird im Allgemeinen empfohlen, einen externen Veranstaltungsort zu buchen, da dieser in der Regel einen Großteil der Logistik abdeckt.

Es ist am besten, den Veranstaltungsort so früh wie möglich zu buchen. Wenn Sie sich entschieden haben, einen oder mehrere Referenten zu empfangen, kontaktieren Sie diese, sobald Sie wissen, dass sie verfügbar sind. Dies gilt auch für Fotografen und Videofilmer: Es ist wichtig, jemanden vor Ort zu haben, der die Veranstaltung dokumentiert oder sogar per Livestream aufzeichnet. 

Pro-Tipp: Überlegen Sie sich Zeit und Datum Ihrer Veranstaltung sorgfältig. Recherchieren Sie gründlich um sicherzustellen, dass keine konkurrierenden Events, Feiertage oder sogar große Sportveranstaltungen zeitgleich mit Ihrem Event stattfinden. Sie können in Erwägung ziehen, Ihr Event etwa eine Woche nach einer wichtigen technikbezogenen Veranstaltung (z.B. einer großen Konferenz). So können Sie auf Ihrem Event gezielt nochmals auf die Inhalte dieser Veranstaltung Bezug nehmen. Das ist interessant für Kandidaten, die die Veranstaltung nicht besuchen konnten und für Kandidaten, die tiefer in die Themen eintauchen wollen, die auf der Veranstaltung angesprochen wurden. 

Zusätzlich zur Berücksichtigung anderer Veranstaltungen, sollten Sie auch über den von Ihnen gewählten Wochentag und den Zeitpunkt nachdenken: Ein Meetup an einem Nachmittag in der Woche wird sich beispielsweise deutlich von einem nächtlichen Hackathon am Wochenende unterscheiden. 

Entwickeln Sie eine genaue Strategie

Es ist entscheidend für Sie eine Strategie zu haben, die potentielle Kandidaten von Ihrem Unternehmen überzeugt. Entwickeln Sie diese Strategie am besten schon zu einem frühen Zeitpunkt Ihres Planungsprozesses, damit Sie Feedback einholen können.

Für Sie als Recruiter ist das Anwerben von Talenten ein wichtiger Teil Ihres Arbeitsalltags – und auch für die Planung eines erfolgreichen Recruiting Events von entscheidender Bedeutung. Wie werden Sie mit Kandidaten auf Ihrem Event in Kontakt treten? Machen Sie sich ein genaues Bild von der Art von Kandidaten, die Sie erreichen wollen und entwickeln Sie daraufhin eine genaue Vorgehensweise. Diese kann unter anderem Diskussionsstrategien für die Einstellung von Mitarbeitern und Führungskräften, Präsentationen, Netzwerk-Tools, spezielle Dekorationen, Produktdemonstrationen, Spiele, Aktivitäten und Werbegeschenke umfassen. Versuchen Sie, Ihre Vorgehensweise so genau wie möglich auf die Interessen und Vorlieben Ihrer Kandidaten abzustimmen. 

  • Werben Sie für Ihr Event: Sobald Sie die oben genannten Steps erledigt haben, sollten Sie mit einer Marketingkampagne beginnen, um für Ihr Event zu werben. Beginnen Sie etwa zwei Monate vor der Veranstaltung mit der Werbung auf Social-Media-Plattformen. Highlighten Sie das Event wann immer es möglich ist und verlinken Sie relevante Accounts. Wenn Sie einen Newsletter haben, erwähnen Sie das Event auch hier. Wenn Ihr Unternehmen über einen Social-Media-/Marketing-Spezialisten oder eine entsprechende Abteilung verfügt, sollten diese bei dieser Kampagne eng mit Ihnen zusammenarbeiten.
  • Laden Sie die Gäste ein: Etwa anderthalb Monate vor der Veranstaltung, sollten Sie mit dem Versand der Einladungen beginnen. Senden Sie zusätzlich kleine Erinnerungen, je näher das Event rückt. 

An diesem Punkt müssen Sie einige Entscheidungen treffen. Zum einen müssen Sie sich entscheiden, ob es sich um eine kostenlose oder um eine kostenpflichtige Veranstaltung handeln soll. Die Erhebung einer Deckungsgebührkann in Ihrem Budget enthalten sein. Beachten Sie aber, dass eine Gebühr die Teilnahme einiger Kandidaten einschränken kann. Eine kleine im Voraus bezahlte Deckungsgebühr (von z.B. 5 Euro) kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Teilnehmer der Veranstaltung tatsächlich erscheinen. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, einen Promo-Code zu erstellen, mit dem Sie vielversprechende Kandidaten zur Teilnahme ermutigen können, indem Sie ihnen freien Eintritt anbieten.

Sie müssen auch entscheiden, ob Ihre Veranstaltung nur für geladene Gäste oder auch für die Öffentlichkeit zugänglich sein soll. In beiden Fällen sollten Sie Ihre bestehende Talentpipeline nutzen und eine spezielle Mailingliste entwickeln. Die Personen auf dieser Liste sollten Personen sein, die Sie in der Vergangenheit kontaktiert haben, mit zusätzlicher Priorität für Personen, die an vergangenen Veranstaltungen teilgenommen oder Interesse an einer zukünftigen Kontaktaufnahme bekundet haben. Wenn sich Ihr Event an eine bestimmte Gruppe richtet (z.B. Frauen im technischen Bereich), konzentrieren Sie sich auf die entsprechenden Kandidatinnen. Nach der Einladung per E-Mail, können Sie rund eine Woche später eine zweite E-Mail als Erinnerung verschicken.

Dies ist eine entscheidende Zeitspanne, um weiterhin für Ihre Veranstaltung zu werben und Teilnehmer anzuziehen – insbesondere wenn Ihre Veranstaltung für die breite Öffentlichkeit zugänglich ist. Erwägen Sie auch bezahlte Social-Media-Anzeigen, insbesondere wenn Ihre Antwort-Zahlen niedrig sind. Teilen Sie die Veranstaltung mit Netzwerkgruppen, in anderen Branchen- und Foren und in Ihrem Newsletter. 

Denken Sie auch an die Logistik

Etwa einen Monat vor Ihrem Event sollte die Logistik der Veranstaltung geregelt sein. Das beinhaltet: 

  • Kennen Sie die Anzahl der Teilnehmer. Dies ist eine wichtige Information für Ihren Veranstaltungsort, Ihr Catering und in Bezug auf das, was Sie erwartet. Denken Sie daran, dass die Anzahl der Personen, die auf die Einladung antworten, fast immer geringer ist, manchmal sogar deutlich geringer als die Anzahl der Personen, die tatsächlich kommen. Wenn Sie Daten über ähnliche Veranstaltungen in der Vergangenheit haben, versuchen Sie, anhand dieser Daten den Rückgang der Antwort-Raten zu berechnen.
  • Bestellen Sie Essen und Getränke: Wenn Sie mit einem Veranstaltungsort arbeiten, bieten diese in der Regel Essens- und Getränkepakete an, die Sie je nach Ihren individuellen Bedürfnissen auswählen können. Wenn Sie einen Tag der offenen Tür haben oder einen unabhängigen Caterer oder Barbetreiber beauftragen, wenden Sie sich an diesen. Zusammen erarbeiten Sie die Speisekarte und besprechen alle Anforderungen an den Zugang zu den Räumlichkeiten, wie z.B. den Zugang zur Kühlung. 
  • Koordinieren Sie Freiwillige und Personal: Beginnen Sie mit der Zusammenstellung eines Teams aus Ihrem Unternehmen, das die Veranstaltung mit Personal ausstattet. Es ist wichtig, jemanden zu benennen, der dafür verantwortlich ist, dass alle wissen, wohin sie gehen und alle Informationen haben, die sie benötigen. Möglicherweise möchten Sie auch externes Personal für Dinge wie die Kontrolle der Mäntel und das Aufräumen einstellen. 
  • Koordinieren Sie Ihre Entwickler: Für den Erfolg Ihres Events ist es unerlässlich, dass Sie sich mit Ihren Entwicklern beraten und diese mit einbeziehen. Vor der Veranstaltung sollten Sie den Ansatz, den Sie in Bezug auf die Präsentation aktueller Projekte verfolgen, besprechen und sich Klarheit darüber verschaffen, was genau wie diskutiert werden kann. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Entwickler an dem Event selbst teilnehmen können. Ihre Entwickler sind die Botschafter Ihrer Produkte, Projekte und Unternehmenskultur! Es ist besonders wichtig, dass potenzielle Kandidaten die Personen kennenlernen, mit denen sie in Zukunft möglicherweise zusammenarbeiten werden (und umgekehrt).
  • Einrichtung und Ausrüstung: Vergewissern Sie sich, dass Sie alle notwendigen Vorkehrungen getroffen haben. Wenn Sie z.B. eine Bühne aufbauen oder Stühle und Tische mieten wollen, stellen Sie sicher, dass die Miete vorhanden ist und die Monteure auf Abruf zur Verfügung stehen. Vergewissern Sie sich auch, dass Sie alle notwendigen Geräte wie Leinwände, Projektoren, Licht, Lautsprecher, Musikwiedergabelisten und Mikrofone aufgestellt und einsatzbereit haben.
  • Erstellen Sie einen Plan für die Registrierung: Es ist sehr hilfreich, eine Check-in- und Registrierungsstation an der Tür zu haben. Bei Veranstaltungen, die nur geladene Gäste erlauben, ist dies eine Möglichkeit, die Tickets zu überprüfen. Noch wichtiger ist, dass eine Check-in-Station als Mittel zur Registrierung der erschienenen Kandidaten und deren Kontaktaufnahme für zukünftige Veranstaltungen genutzt werden kann. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Anmeldeformular erstellen, auf dem so viele Informationen wie möglich enthalten sind (z.B. Name, E-Mail, Telefon, aktueller Arbeitgeber und Interessengebiete). 

Schicken Sie etwa 3 Tage vor der Veranstaltung eine letzte E-Mail an die Gäste heraus. Diese sollte alle wichtigen Informationen, wie die Adresse und Veranstaltungszeiten, eine Wegbeschreibung, die Kleiderordnung und eine kurze, aber verlockende Beschreibung dessen beinhalten, was die Teilnehmer erwartet. 

Am Tag der Veranstaltung sollten Sie dafür sorgen, dass alles Equipment, Speisen und Getränke rechtzeitig eintreffen und planmäßig aufgestellt und vorbereitet werden.

Bleiben Sie auch nach dem Event in Kontakt

Die Durchführung selbst ist nur ein kleiner Teil von dem, was ein Recruiting Event erfolgreich macht. Der entscheidende Teil erwartet Sie nach dem Event. Denn die Nachbereitung ist entscheidend, um die Verbindungen und Kontakte zu festigen, die durch das Recruiting Event entstanden sind.

Senden Sie im ersten Schritt eine Follow-up E-Mail an die Kandidaten, in der Sie sich für ihre Teilnahme bedanken. In dieser E-Mail können Sie auch relevante Informationen weitergeben, die zum Beispiel nötig sind, um ein Informationsgespräch zu vereinbaren oder sich für eine Stelle zu bewerben. 

Eine weitere Follow-up E-Mail mit dem Betreff “Schade, dass Sie nicht kommen konnten” kann an alle Kandidaten verschickt werden, die zwar geantwortet haben, aber nicht an Ihrem Event teilgenommen haben. Das hält die Kommunikation und den Kontakt mit den Kandidaten am Leben. Bitten Sie die Mitglieder Ihres Teams, sich persönlich um aussichtsreiche Kandidaten zu kümmern. Wenn Kandidaten Interesse an einem bestimmten Bereich oder Projekt bekundet haben, verbinden Sie sie mit der zuständigen Abteilung.

Wenn Sie im Vorfeld eine Webseite für Ihr Event erstellt haben, können Sie diese nun so bearbeiten, dass sie die Highlights Ihres Events zusammenfasst. Zeigen Sie dem Webseitenbesucher beispielsweise Dinge wie Videos- und Fotos des Events, Präsentationen und geben Sie ihm Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme. Die oben genannten Beispiele können über soziale Medien perfekt verbreitet werden. Sie sind außerdem ideal, um für zukünftige Veranstaltungen genutzt zu werden. 

Die Organisation, Durchführung und Nachbereitung eines Recruiting Events kann durchaus arbeitsintensiv sein. Ihre Mühe zahlt sich, bei der richtigen Durchführung, aber in der Regel aus. Eine gelungene Veranstaltung kann der entscheidende Punkt zwischen der Fortsetzung eines Vorstellungsgesprächs und der Suche nach dem nächsten Top-Talent an anderer Stelle sein. Diese grundlegenden Schritte (die natürlich an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden müssen) sollten Sie auf dem Weg zu einem denkwürdigen und erfolgreichen Recruiting Event gut voranbringen.


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